Zeitarbeit oder Direktvermittlung in der Pflege? Eine ehrliche Kosten-Nutzen-Einordnung

Der Pflegepersonalmangel bleibt eine der größten Herausforderungen für Kliniken und Pflegeeinrichtungen: Laut Bundesagentur für Arbeit und aktuellen Branchenauswertungen bleiben in Deutschland dauerhaft rund 30.000 bis 40.000 Pflegefachstellen unbesetzt, während die Arbeitslosenquote unter Pflegefachkräften bei nur etwa 1,1 % liegt – praktisch Vollbeschäftigung. Gleichzeitig ist die Zahl der über Zeitarbeit vermittelten Pflegekräfte von Juni 2024 bis Juni 2025 um rund 15,9 % gesunken, während die Gesamtbeschäftigung in der Pflege im selben Zeitraum um etwa 2,2 % wuchs. Der offizielle Grund vieler Einrichtungen: zu hohe Kosten, zu wenig Flexibilität.

Warum Einrichtungen an Zeitarbeit zweifeln – und wo der eigentliche Hebel liegt

Die Kritik an den Kosten der Zeitarbeit ist berechtigt, wenn eine Einrichtung dauerhaft nur mit einem einzigen Personaldienstleister zusammenarbeitet: Ohne Vergleichsmöglichkeit gibt es wenig Druck auf Preise und Verfügbarkeit. Direktvermittlungs- und Recruiting-Plattformen für Pflegekräfte positionieren sich entsprechend explizit als Alternative zur klassischen Zeitarbeit. Das ist für die Besetzung dauerhafter Stellen oft sinnvoll – löst aber nicht das Kernproblem kurzfristiger Personalausfälle, für die Festanstellungen naturgemäß zu langsam sind.

Zeitarbeit oder Direktvermittlung: Zwei unterschiedliche Aufgaben

Direktvermittlung und Festanstellung eignen sich für den planbaren, langfristigen Personalbedarf. Zeitarbeit übernimmt eine andere Aufgabe: kurzfristige Personalausfälle durch Krankheit, Urlaub oder Auftragsspitzen zuverlässig und schnell abzudecken, ohne dass Betten gesperrt oder Dienste gestrichen werden müssen. Beide Modelle schließen sich nicht aus – die Frage ist, wie man die Kosten der Zeitarbeit dort in den Griff bekommt, wo sie tatsächlich anfällt.

Der eigentliche Kostenhebel: Vergleich statt Abhängigkeit

Genau hier setzt ein Vendor-Management-Ansatz wie stazzle an: Statt sich auf einen einzigen Personaldienstleister zu verlassen, stellen Einsatzbetriebe ihre Anfrage einmal – und erhalten vergleichbare Angebote mehrerer Personaldienstleister gleichzeitig. Das schafft echten Preis- und Verfügbarkeitswettbewerb, ohne dass zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht. Wie das konkrete Matching dahinter funktioniert, erklären wir im Beitrag Matching in der Zeitarbeit.

Für Einrichtungen, die zusätzlich über eine langfristige Reduzierung ihrer Zeitarbeitsquote nachdenken, kann eine Kombination sinnvoll sein: Direktvermittlung für planbare Dauerstellen, Zeitarbeit über ein Vendor-Netzwerk als kosteneffizienter Puffer für den Rest. Mehr zur Einordnung der verschiedenen Steuerungsmodelle finden Einsatzbetriebe im Beitrag Master Vendor vs. Neutral Vendor vs. MSP.

Das Wichtigste in Kürze: Direktvermittlung und Zeitarbeit lösen zwei verschiedene Probleme. Die Direktvermittlung besetzt planbare Dauerstellen – zu einem Honorar von üblicherweise 20 bis 30 Prozent des Bruttojahresgehalts, in der Pflege oft im oberen Bereich, und mit einer Besetzungsdauer von rund 205 Tagen für Pflegefachkräfte. Zeitarbeit deckt kurzfristige Ausfälle in Stunden bis Tagen ab, kostet dafür pro Stunde mehr. Der eigentliche Kostenhebel liegt nicht in der Wahl des Modells, sondern im Wettbewerb: Wer nur einen Dienstleister hat, zahlt jeden Preis.

Die Kosten im direkten Vergleich

Rechenbeispiel: eine Pflegefachkraft, zwei Wege

Angenommen, eine Pflegefachkraft kostet 48.000 Euro Bruttojahresgehalt. Dann sieht die Rechnung so aus:

• Direktvermittlung bei 25 Prozent Honorar: rund 12.000 Euro einmalig, danach laufende Personalkosten wie bei jeder eigenen Kraft. Die Stelle ist aber erst nach Monaten besetzt.
• Zeitarbeit bei einem Verrechnungssatz von 38 Euro pro Stunde: rund 6.100 Euro für einen Monat Vollzeit. Nach etwa zwei Monaten ist der Betrag des Vermittlungshonorars erreicht – dafür war die Schicht am nächsten Tag besetzt.

Daraus folgt die praktische Regel: Zeitarbeit ist die teurere Dauerlösung und die günstigere Sofortlösung. Wer sie dauerhaft als Ersatz für unbesetzte Planstellen nutzt, zahlt zu viel. Wer sie für Ausfälle nutzt, spart Ausfallkosten, gesperrte Betten und Überlastung im Team. Die vollständige Kalkulationslogik erklärt der Ratgeber Was kostet ein Zeitarbeiter?.

Welches Instrument bei welchem Bedarf?

Wichtig sind dabei die Grenzen des Einsatzes: Die Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten nach § 1 Abs. 1b AÜG und der Equal-Pay-Anspruch nach neun Monaten gemäß § 8 Abs. 4 AÜG verändern die Kalkulation eines langen Einsatzes deutlich. Ein Verbot oder eine Quote für Zeitarbeit in der Pflege gibt es dagegen im Bundesrecht nicht.

Warum die Zeitarbeitsquote in der Pflege sinkt

Der Rückgang um rund 15,9 Prozent zwischen Juni 2024 und Juni 2025 wird oft als Beweis gelesen, dass Zeitarbeit nicht mehr gebraucht wird. Plausibler ist eine andere Erklärung: Einrichtungen reduzieren dort, wo Zeitarbeit als Dauerlösung eingesetzt wurde – und behalten sie als Puffer. Genau das ist ökonomisch richtig. Problematisch wird es nur, wenn der Puffer ohne Ersatz gestrichen wird. Dann verschiebt sich die Last auf die Stammbelegschaft, und die Folgekosten erscheinen später als Krankheitsquote, Fluktuation und Überlastungsanzeigen.

Fünf Schritte, mit denen Einrichtungen die Kosten senken

• Bedarfe trennen: dauerhaft unbesetzte Stellen vom kurzfristigen Ausfall unterscheiden. Beides mit demselben Instrument zu lösen, ist der teuerste Weg.
• Mehrere Dienstleister anbinden und Anfragen gleichzeitig stellen statt sequenziell zu telefonieren – das ist der wirksamste Preishebel.
• Konditionen dokumentieren und regelmäßig vergleichen, statt historisch gewachsene Sätze fortzuschreiben.
• Einen eigenen Ausfallpool aufbauen, siehe die Anleitung zum Springerpool und den Leitfaden zum Flexpool im Krankenhaus.
• Ein Ausfallkonzept schriftlich hinterlegen – der Notfallplan bei Personalausfall liefert die Eskalationsstufen.

Wie der Ablauf mit externen Kräften konkret aussieht, beschreibt der Beitrag zum Ablauf von Zeitarbeit in der Pflege; welche Funktionen ein System dafür braucht, steht im Beitrag zu den Anforderungen an ein Vendor Management System.

Fazit

Die sinkende Zahl an Zeitarbeitskräften in der Pflege zeigt vor allem eines: Einrichtungen wollen ihre Kosten besser kontrollieren, nicht zwingend auf Zeitarbeit verzichten. Wer Zeitarbeit über mehrere Personaldienstleister vergleichbar macht, statt sich von einem einzigen Anbieter abhängig zu machen, behält die Flexibilität – und senkt gleichzeitig die Kosten, die heute oft zu Recht kritisiert werden.

Quellen: Bundesagentur für Arbeit, Statistisches Bundesamt, Branchenauswertungen der Personaldienstleistungsbranche (Stand 2026).

Häufige Fragen zu Zeitarbeit und Direktvermittlung in der Pflege