Flexpool im Krankenhaus managen: So organisieren Sie Ihren eigenen Springerpool mit stazzle

Viele Kliniken möchten ihren Flexpool managen, ohne dafür auf teure externe Personaldienstleister angewiesen zu sein. Ein Flexpool ist ein Pool fest angestellter Springerkräfte, die flexibel auf unterschiedlichen Stationen und an verschiedenen Standorten einspringen. Mit stazzle lässt sich dieser Flexpool digital steuern: Dienste werden zuerst aus dem eigenen Pool besetzt, und nur die Schichten, die das Krankenhaus nicht selbst abdecken kann, gehen an externe Personaldienstleister. Dieser Beitrag erklärt Schritt für Schritt, wie das funktioniert – inklusive Kosten und Antworten auf die häufigsten Fragen. Wie Sie einen Springerpool im Krankenhaus aufbauen und mit stazzle steuern, zeigen wir hier praxisnah.

Was ist ein Flexpool oder Springerpool im Krankenhaus?

Kurz erklärt: Ein Flexpool im Krankenhaus ist ein Pool eigener, fest angestellter Springerkräfte, die flexibel und kurzfristig dort einspringen, wo Personal fehlt – auf wechselnden Stationen, an mehreren Standorten und zu schwer planbaren Zeiten.

Die Begriffe Flexpool, Flex-Pool, FlexPool und Springerpool meinen dabei dasselbe Modell und werden in Kliniken synonym verwendet. Ein gut organisierter Springerpool im Krankenhaus sorgt dafür, dass Personalausfälle zuerst intern aufgefangen werden. Der Flexpool ist die erste Stufe der Personalsicherung: Offene Dienste werden zuerst intern aus dem eigenen Pool besetzt, bevor externe Dienstleister hinzugezogen werden.

Wie managt man einen Flexpool mit stazzle?

Der Kern der Lösung: Das Krankenhaus tritt in stazzle in zwei Rollen auf. Es meldet sich einmal als anfragende Einrichtung (Kunde) in stazzle medical und einmal als Lieferant – also als eigener Personaldienstleister mit dem Flexpool – in stazzle growth an. So beantwortet der eigene Pool die Anfragen der eigenen Stationen, und nur die nicht besetzbaren Dienste werden nach außen weitergegeben.

Welches Steuerungsmodell für die externe Besetzung sinnvoll ist, erklärt unser Beitrag Master Vendor, VMS oder direkte Steuerung. Konkrete Sofortmaßnahmen bei kurzfristigem Personalausfall finden Sie im Dienstplan-Notfallkoffer für die Pflege.

Wichtig: zwei unterschiedliche Adressen

Für die beiden Registrierungen müssen unterschiedliche Adressen hinterlegt werden. Es darf nicht dieselbe Adresse für die Kunden- und die Lieferantenrolle verwendet werden, damit beide Rollen sauber getrennt und eindeutig identifizierbar sind.

Hintergrund: Wer eigene Mitarbeitende als Springerkräfte über verschiedene Einrichtungen oder Träger hinweg einsetzt, sollte die Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) beachten. stazzle bildet die saubere Trennung von Kunden- und Lieferantenrolle technisch ab.

Flexpool einrichten: Schritt für Schritt

1. Als Einrichtung anlegen (stazzle medical): Organisation mit Standorten und Abteilungen abbilden, Schichtmodelle (Früh-, Tag-, Spät-, Nachtschicht) und Zuschläge hinterlegen, Verantwortliche je Standort benennen.
2. Eigenen Flexpool als Lieferant registrieren (stazzle growth): Mit einer abweichenden Adresse als Personaldienstleister anmelden, Niederlassung anlegen und die eigenen Pool-Mitarbeiter als Profile erfassen.
3. Verbindung herstellen: Den eigenen Flexpool als Lieferanten der Einrichtung hinterlegen, sodass Anfragen aus stazzle medical beim eigenen Pool in stazzle growth ankommen.
4. Dienste intern besetzen: Offene Anfragen zuerst mit eigenen Pool-Kräften beantworten. Eine gezielte Anfrage einzelner, namentlich benannter Mitarbeiter ist dabei aktuell nicht möglich; die Verteilung erfolgt über Qualifikation, Zeitraum und Einsatzort.
5. Nur Lücken nach außen geben: Dienste, die der eigene Pool nicht abdeckt, gezielt an ausgewählte externe Dienstleister verteilen – Sie entscheiden über die Versandeinstellungen, wer welche Anfrage erhält.
6. Zeiten erfassen & abrechnen: Arbeitszeiten über die stazzle App oder das Terminal erfassen, Tätigkeitsnachweise freigeben, Verträge digital signieren und Stunden als CSV exportieren.

Was kostet die Flexpool-Verwaltung mit stazzle?

Die Kosten für das Krankenhaus betragen 1,50 € pro Tag und pro eingesetztem Mitarbeiter – inklusive Nutzung der stazzle App. Die mobile Zeiterfassung über die App ist damit bereits abgedeckt, sodass die Kosten transparent und planbar bleiben.

Tipp für Einrichtungen: Mit stazzle verwalten Kliniken und Pflegeeinrichtungen ihren eigenen Flexpool bzw. Mitarbeiterpool digital – offene Dienste werden zuerst intern angeboten und nur die verbleibenden, tatsächlich unbesetzten Anfragen mit wenigen Klicks an die kooperierenden Personaldienstleister weitergeleitet. So bleibt der Einsatz externer Kräfte auf das notwendige Minimum begrenzt. So funktioniert der interne Flexpool mit stazzle →

Welche Vorteile bietet ein Springerpool im Krankenhaus mit stazzle?

• Eigener Pool zuerst – externe Dienstleister nur für echte Lücken.
• Ein System für interne und externe Besetzung, ohne Medienbruch.
• Rechtssichere Zeiterfassung mit Soll-/Ist-Abgleich und Statusverwaltung.
• Digitale Verträge und Unterschriften statt Papier.
• Transparente Kosten: 1,50 € pro Tag und Mitarbeiter inkl. App.

Häufige Fragen (FAQ)

Warum muss ich mich zweimal bei stazzle anmelden?

Weil das Krankenhaus zwei Rollen einnimmt: anfragende Einrichtung (Kunde in stazzle medical) und Lieferant des eigenen Flexpools (in stazzle growth). Durch die getrennte Registrierung lassen sich Anfragen und Besetzung sauber voneinander trennen.

Kann ich für beide Anmeldungen dieselbe Adresse verwenden?

Nein. Für die Kunden- und die Lieferantenrolle müssen unterschiedliche Adressen hinterlegt werden. Eine identische Adresse ist nicht zulässig.

Was passiert mit Diensten, die mein Pool nicht besetzen kann?

Nur diese offenen Dienste werden an externe Dienstleister versendet. Sie behalten über die Versandeinstellungen die Kontrolle, welche Anfragen an welche Dienstleister gehen.

Was kostet die Nutzung?

1,50 € pro Tag und pro eingesetztem Mitarbeiter – inklusive Nutzung der stazzle App.

Kann ich gezielt einzelne Mitarbeiter anfragen?

Aktuell ist eine gezielte Anfrage einzelner, namentlich benannter Mitarbeiter nicht möglich. Geplant ist jedoch, dass Mitarbeiter ihren Wunschdienstplan künftig direkt in der stazzle App eingeben können; diese Wunschzeiten werden dann bei der Planung berücksichtigt.

Wie baue ich einen Springerpool im Krankenhaus auf?

Ein Springerpool entsteht, indem das Krankenhaus eigene, fest angestellte Springerkräfte bündelt und ihre Einsätze zentral plant. Mit stazzle bilden Sie dieses Konzept digital ab: Sie registrieren Ihren Pool als eigenen Lieferanten, besetzen offene Dienste zuerst intern und geben nur die nicht selbst besetzbaren Schichten an externe Dienstleister weiter. So bleibt die Steuerung in Ihrer Hand – bei kalkulierbaren Kosten von 1,50 € pro Tag und Mitarbeiter inklusive App. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in unserem Leitfaden Springerpool aufbauen: Schritt für Schritt.

Wie werden die Arbeitszeiten erfasst?

Über die stazzle App oder ein stationäres Zeiterfassungs-Terminal (Tablet mit QR-Code-Scan). Soll- und Ist-Zeiten werden gegenübergestellt; Abweichungen ab 30 Minuten werden zur Prüfung markiert.

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