Springerpool in der Pflege: Was er kostet, was er leistet und wo er endet

Ein Springerpool ist eine feste Gruppe eigener Mitarbeitender, die nicht einer Station zugeordnet sind, sondern dort einspringen, wo kurzfristig jemand ausfällt. Er arbeitet zu Tarifkonditionen statt zum Agentursatz. Was er leistet, wo er endet und was danach passieren muss, steht in diesem Beitrag.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Auf den Punkt

• Ein Springerpool besteht aus eigenen Mitarbeitenden zu Tarifkonditionen, häufig mit Poolzulage oder Prämie je Einsatz.
• Leiharbeit lag 2022 laut einer Blitzumfrage des Deutschen Krankenhausinstituts im Schnitt rund 92 Prozent über vergleichbarem Stammpersonal. Das Pflegebudget erstattet nur bis Tarifniveau.
• 2024 kamen weiterhin 3,7 Prozent des Pflegedienstes in Krankenhäusern aus Zeitarbeit, nach 4,2 Prozent im Jahr davor. Vollständig ohne externe Kräfte kommt kaum ein Haus aus.
• Der Pool scheitert selten daran, dass niemand verfügbar ist. Er scheitert an der Qualifikation. Dann muss die Anfrage weiterlaufen, statt liegen zu bleiben.
• Entscheidend für die Kosten ist die Zeit zwischen „Ausfall gemeldet“ und „Dienst besetzt“, nicht der Stundensatz.

Was ein Springerpool ist

Poolkräfte sind regulär angestellt, arbeiten zu Tarifkonditionen und bekommen je nach Haus eine Poolzulage oder eine Prämie je Einsatz. Der Unterschied zur Leiharbeit liegt nicht nur im Preis. Sie kennen das Haus, die Station und die Abläufe, brauchen keine Einarbeitung, und die Leitung weiß im Voraus, wer grundsätzlich zur Verfügung steht.

Wie groß ein Pool sein muss, damit er trägt, und welche vier Stufen ein Ausfallkonzept hat, steht ausführlich in unserem Beitrag zum Ausfallmanagement in Pflege und Krankenhaus.

Was Leiharbeit in der Pflege wirklich kostet

Die meistzitierte Zahl stammt aus einer Blitzumfrage des Deutschen Krankenhausinstituts unter 319 Krankenhäusern: Die Personalkosten für Leiharbeitskräfte lagen 2022 im Durchschnitt rund 92 Prozent über denen vergleichbarer festangestellter Mitarbeitender.

Der Stundensatz ist aber nur ein Teil. Dazu kommen Vermittlungsentgelte beim Wechsel ins Haus, Einarbeitungszeit, der Koordinationsaufwand bei Anfrage und Abrechnung und die Reibung zwischen Stammbelegschaft und externen Kräften.

Entscheidend für die Kalkulation ist, was davon refinanziert wird. Das Pflegebudget erstattet Leiharbeit nur bis zur Höhe vergleichbarer Tarifkosten. Alles darüber trägt das Haus selbst. Was genau unter die Grenze fällt und was nicht, haben wir in Leiharbeit im Pflegebudget aufgeschlüsselt.

Ab 2027 verschärft sich das. Mit dem gedeckelten Pflegebudget wird jeder Euro über der vereinbarten Summe zu einem Ergebnisposten. Was das für die Personalsteuerung bedeutet, steht in unserem Beitrag zum GKV-Spargesetz.

Wo ein Springerpool an seine Grenze kommt

Ein Springerpool braucht eine bestimmte Größe, eine tragfähige Dienstvereinbarung und Mitarbeitende, die freiwillig mitmachen. Sehr kurzfristige Spitzen deckt er nicht zuverlässig ab, seltene Spezialqualifikationen oft gar nicht.

Die Zahlen bestätigen das. Der Anteil der Leiharbeit im Pflegedienst der Krankenhäuser lag 2024 bei 3,7 Prozent, nach 4,2 Prozent im Jahr davor. Das ist der erste Rückgang nach Jahren des Anstiegs, aber es sind immer noch rund 13.000 Menschen. Über alle Pflegeberufe hinweg waren Ende August 2025 rund 31.500 Leiharbeitskräfte tätig.

Aufschlussreich ist der Blick auf die Gehälter: Ende 2024 lag das mittlere Bruttomonatsentgelt von Leiharbeitskräften in Pflegeberufen bei 4.172 Euro, gegenüber 4.124 Euro bei allen Vollzeitbeschäftigten in Pflegeberufen. Die Gruppen sind nicht exakt vergleichbar, aber der Abstand ist klein. Der hohe Preis der Leiharbeit kommt also nur zu einem kleinen Teil bei den Pflegekräften an.

Der Pool verschiebt die Grenze nach außen. Er beseitigt sie nicht.

Die Lücke liegt zwischen den Stufen

In fast jedem Haus läuft ein Ausfall nach demselben Muster ab. Der Dienstplan meldet die Lücke. Die Leitung fragt im Team. Dann im Pool. Wenn das nichts bringt, ruft jemand eine Agentur an, meistens die, die er kennt.

Drei Stufen, drei getrennte Systeme. Die Übergabe zwischen ihnen passiert per Anruf, Nachricht oder Zuruf, und sie wird nirgends festgehalten. Am Ende steht eine Rechnung, und ob jemand aus dem eigenen Haus den Dienst gemacht hätte, lässt sich nicht mehr beantworten.

Teuer ist selten die Agentur an sich. Teuer sind die Stunden, in denen niemand weiß, wer überhaupt könnte.

Verfügbarkeit ist die Kennzahl, nicht der Stundensatz

Wenn das Pflegebudget gedeckelt ist, bringt es wenig, den Stundensatz um zwei Euro zu drücken. Mehr bringt es, die Zeit zwischen „Ausfall gemeldet“ und „Dienst besetzt“ zu verkürzen, weil in dieser Zeit die teuren Entscheidungen getroffen werden.

Dafür braucht es drei Dinge, die in den meisten Häusern fehlen:

1. Die Verfügbarkeiten der eigenen Leute, aktuell und pro Woche, nicht einmal im Quartal abgefragt.
2. Dieselbe Form für alle, die nicht zum Stammteam der Station gehören, damit die nächste Stufe nicht mit einem Telefonat beginnt.
3. Eine nachvollziehbare Reihenfolge, wer wann gefragt wurde, damit die Entscheidung später begründbar ist.

Wie man die Besetzungsdauer überhaupt misst, steht in Time-to-Fill in der Zeitarbeit.

Was wir dafür bauen

Wir arbeiten an stazzle connect, einer App für die Mitarbeitenden, und an der Gegenseite in stazzle growth, wo die Disposition sitzt.

Gedacht ist das ausdrücklich auch für Häuser, die ihren Pool selbst führen. Wer einen eigenen Springerpool betreibt, ist für diese Mitarbeitenden faktisch sein eigener Personaldienstleister. Er pflegt ihre Stammdaten, kennt ihre Verfügbarkeiten, disponiert ihre Einsätze und rechnet sie ab. Genau diese Rolle bildet growth ab. connect ist die Seite, die die Pflegekraft in der Hand hält.

Der Kern ist die Verfügbarkeit je Kalenderwoche. Eine Pflegekraft wählt pro Tag, welche Schichten sie in dieser Woche arbeiten möchte: Frühdienst 06:00 bis 14:30, Zwischendienst 08:30 bis 17:00, Spätdienst 13:00 bis 21:00, Nachtdienst 20:00 bis 06:15. Mehrere Schichten pro Tag sind möglich. Eine Woche lässt sich als Vorlage auf die nächste übernehmen oder auf den ganzen Monat anwenden. Wo bereits ein Einsatz gebucht ist, bleibt die Woche gesperrt, mit einer Erklärung statt einer grauen Fläche.

In der App steht dazu ein Satz, der uns wichtig ist: Die Angabe wird mit der Disposition geteilt, sie ist keine Zusage. Eine Verfügbarkeit ist kein Vertrag, und wer das verwischt, verliert das Vertrauen, das er später braucht.

Dazu kommt die Abwesenheit. Die Mitarbeiterin meldet sie in der App und sieht vorher, mit welchen Einsätzen sie kollidiert. Entschieden wird in der Disposition, nicht in der App. Bei Zustimmung werden überlappende Einsätze storniert, die betroffene Station und die Disposition werden benachrichtigt, und aus derselben Maske heraus geht die Ersatzanfrage raus. Weniger Telefonate, und jede Änderung ist nachvollziehbar.

Und wenn der eigene Pool nicht liefern kann, endet die Kette nicht. Das ist der Fall, der in der Praxis am häufigsten auftritt: nicht niemand verfügbar, sondern niemand mit der passenden Qualifikation. Dann geht dieselbe Anfrage aus demselben System an die angebundenen Dienstleister, ohne dass jemand zum Telefon greift oder die Daten ein zweites Mal eintippt. Wer zuerst gefragt wird, legt das Haus vorher fest: Kategorie A sofort, B und C zeitversetzt, und bei Eile alle gleichzeitig.

Das klingt nach einer technischen Kleinigkeit. Der Unterschied zeigt sich am Ende der Kette. Wenn eine Station am Abend nicht besetzt ist und auch keine Agentur mehr erreichbar war, bleibt im schlimmsten Fall ein Haus, das die Versorgung nicht mehr sicherstellen kann und Amtshilfe anfordern muss. Dass Feuerwehr oder Polizei wegen Personalmangel in einer Pflegeeinrichtung anrücken, sollte kein Betriebszustand sein. Es passiert, wenn die Suche irgendwo abbricht und niemand merkt, wo.

Eine Sache lassen wir hier bewusst offen. In der nächsten Ausbaustufe wird künstliche Intelligenz eine wichtige Rolle spielen. Was sie konkret übernimmt, schreiben wir auf, wenn es steht, und nicht vorher.

stazzle connect ist noch nicht allgemein verfügbar.

Häufige Fragen

Was ist ein Springerpool?

Ein Springerpool ist eine Gruppe fest angestellter Mitarbeitender, die keiner einzelnen Station zugeordnet sind, sondern kurzfristig dort einspringen, wo jemand ausfällt. Sie arbeiten zu Tarifkonditionen, häufig mit Poolzulage oder Einsatzprämie.

Ist ein Springerpool günstiger als Leiharbeit?

In der Regel ja. Der Pool arbeitet mit eigenem Personal zu Tariflohn, Leiharbeit lag 2022 laut DKI im Schnitt rund 92 Prozent darüber. Der Pool verursacht aber eigene Kosten: Zulagen oder Prämien, Koordination und eine Mindestgröße, ab der er überhaupt trägt.

Was ist eine Poolzulage?

Eine Poolzulage ist ein monatlicher Gehaltsaufschlag für Mitarbeitende im Springerpool, der ausgleicht, dass sie flexibler eingesetzt werden als ihre Kolleginnen und Kollegen auf der Station. Nicht jedes Haus zahlt eine: Manche setzen stattdessen auf Prämien je Einsatz oder auf Wunschdienste.

Kann ein Springerpool externe Kräfte vollständig ersetzen?

In der Praxis nicht. Sehr kurzfristige Spitzen und seltene Spezialqualifikationen deckt ein Pool nicht zuverlässig ab. 2024 stammten weiterhin 3,7 Prozent des Pflegedienstes in Krankenhäusern aus Zeitarbeit. Realistisch ist, Leiharbeit von der Regel zur Ausnahme zu machen.

Was passiert, wenn der Springerpool eine Qualifikation nicht abdecken kann?

Dann muss die Anfrage weiterlaufen, statt liegen zu bleiben. In stazzle geht sie aus demselben Vorgang an die angebundenen Personaldienstleister, in einer Reihenfolge, die das Haus vorher festlegt: zuerst die Kategorie A, danach zeitversetzt B und C, bei Eile alle zusammen. So bricht die Suche nicht an der Stelle ab, an der der eigene Pool endet.

Wird ein Springerpool über das Pflegebudget refinanziert?

Personal am Bett ist grundsätzlich berücksichtigungsfähig, Leiharbeit dagegen nur bis zur Höhe vergleichbarer Tarifkosten. Die Einzelheiten und die Fundstelle im KHEntgG stehen in unserem Beitrag zum Leiharbeit im Pflegebudget.

Quellen

• Deutsches Krankenhausinstitut (DKI), Blitzumfrage zu Leiharbeit in Krankenhäusern, 319 Häuser, Bezugsjahr 2022
• Wissenschaftliches Institut der AOK (WIdO), Anteil der Leiharbeit im Pflegedienst der Krankenhäuser 2023 und 2024
• PwC, Benchmark Pflegebudget auf Basis von InEK-Daten aus 1.053 Krankenhäusern, Entwicklung der Leasingkosten je Vollkraft 2020 bis 2023
• Antwort der Bundesregierung zu Leiharbeit in Pflegeberufen, Stand August 2025, sowie Entgeltdaten der Bundesagentur für Arbeit, Stand Ende 2024

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