Time-to-Fill in der Zeitarbeit: Wie Sie die Besetzungsdauer messen und senken

Time-to-Fill beschreibt die Zeit von der Freigabe eines Personalbedarfs bis zur tatsächlichen Besetzung – also bis ein Zeitarbeitnehmer den Einsatz antritt bzw. der Vertrag unterschrieben ist. Für klassische Festanstellungen ist dieser Wert in Deutschland aktuell hoch: Branchenauswertungen und Recruiting-Benchmarks für 2026 gehen von einer durchschnittlichen Vakanzzeit offener Stellen von rund 170 Tagen aus, während gängige DACH-Benchmarks für einen strukturierten Recruiting-Prozess (Time-to-Fill) bei etwa 45 bis 60 Tagen liegen. Für kurzfristigen Personalbedarf in Pflege, Logistik oder Industrie ist das schlicht zu langsam.

Warum Zeitarbeit eine andere Time-to-Fill-Logik braucht

Zeitarbeit existiert genau deshalb, weil klassische Recruiting-Zeiträume für kurzfristige Personalausfälle nicht funktionieren. Hier zählt nicht die Zeit bis zur Unterschrift eines neuen Arbeitsvertrags, sondern die Zeit von der Anfrage eines Einsatzbetriebs bis zum Einsatzbeginn eines passenden Zeitarbeitnehmers – im Idealfall Stunden statt Wochen. Wie automatisiertes Matching dabei hilft, passende Kandidaten sofort zu identifizieren, beschreiben wir im Beitrag Matching in der Zeitarbeit.

Der größte Zeitfresser: Sequenzielle Anfragen an einzelne Personaldienstleister

In der Praxis verlängert sich die Time-to-Fill oft nicht durch den eigentlichen Matching-Prozess, sondern durch die Art der Anfrage: Wird ein Personaldienstleister nach dem anderen einzeln per Telefon oder E-Mail angefragt, addieren sich Wartezeiten auf Rückmeldungen. Jede Absage bedeutet einen weiteren Anlauf – und damit verlorene Zeit, gerade wenn eine Schicht kurzfristig besetzt werden muss.

Wie ein Vendor-Management-System die Besetzungsdauer verkürzt

Mit einem Vendor-Management-System wie stazzle wird eine Anfrage einmal gestellt und automatisch an alle passenden, angebundenen Personaldienstleister gleichzeitig verteilt. Statt auf eine einzelne Rückmeldung zu warten, laufen die Antworten parallel ein – die Einrichtung wählt aus den verfügbaren Kandidaten. Das verkürzt die Time-to-Fill nicht durch schnelleres Einzelmatching, sondern durch parallele statt sequenzielle Anfragen. Einen Überblick über die Steuerungsmodelle dahinter gibt der Beitrag Vendor Management System (VMS): Was es ist.

Time-to-Fill messen: Woran Einsatzbetriebe ansetzen sollten

Wer die eigene Time-to-Fill in der Zeitarbeit verbessern will, sollte zunächst schlicht messen: Wie viel Zeit vergeht aktuell zwischen Bedarfsmeldung und Einsatzbeginn – und wie viel davon entfällt auf das Warten auf Rückmeldungen einzelner Dienstleister? Oft zeigt schon diese einfache Analyse, wo der größte Hebel liegt.

Das Wichtigste in Kürze: Time-to-Fill misst die Zeit von der Freigabe eines Personalbedarfs bis zum Einsatzbeginn. Für Festanstellungen liegt die Vakanzdauer in Deutschland bei rund 152 Tagen im Marktdurchschnitt, im Gesundheits- und Sozialwesen bei etwa 172 Tagen und in der Altenpflege bei rund 205 Tagen. In der Zeitarbeit zählt eine andere Größenordnung: Hier entscheiden Stunden – und der größte Hebel ist nicht besseres Matching, sondern die parallele Anfrage an mehrere Personaldienstleister statt der sequenziellen.

Benchmarks 2026: Wie lange Besetzungen wirklich dauern

Die Zahlen zeigen, warum kurzfristiger Bedarf über Festanstellung nicht zu decken ist:

Für Zeitarbeit selbst gibt es kaum belastbare öffentliche Benchmarks – die Werte schwanken stark nach Region, Qualifikation und Träger. Genau deshalb lohnt die eigene Messung mehr als jeder Branchenvergleich.

Die vier Zeitblöcke einer Besetzung

Wer die Besetzungsdauer senken will, muss wissen, wo die Zeit verloren geht. In der Praxis zerfällt der Prozess in vier Blöcke – und der größte liegt selten dort, wo man ihn vermutet:

Rechenbeispiel: sequenziell gegen parallel

Ein Beispiel mit realistischen Annahmen: Sechs Personaldienstleister, eine durchschnittliche Rückmeldezeit von drei Stunden, eine Trefferquote von 40 Prozent pro Anfrage.

• Sequenziell: Anfrage eins nach dem anderen. Bis eine Zusage kommt, sind statistisch zweieinhalb Anläufe nötig – rund acht Stunden reine Wartezeit, plus Bearbeitungszeit bei jedem Anlauf.
• Parallel: Eine Anfrage an alle sechs gleichzeitig. Die erste Rückmeldung kommt nach etwa drei Stunden, es entsteht zusätzlich eine Auswahl zwischen mehreren Angeboten.

Der Effekt ist doppelt: Die Besetzung ist schneller, und zusätzlich entsteht Vergleichbarkeit bei Preis und Qualifikation. Wie dieser Ablauf digital aussieht, zeigt die Prozessübersicht von der Anfrage bis zum Einsatz.

Time-to-Fill richtig messen: Definition und Kennzahlen

Die Kennzahl ist nur so gut wie ihre Definition. Sinnvoll ist: Time-to-Fill gleich Zeitpunkt des Einsatzbeginns minus Zeitpunkt der Bedarfsfreigabe, gemessen in Stunden, getrennt nach Standort und Qualifikation. Wer die Bedarfsmeldung als Startpunkt nimmt, misst zusätzlich die eigene Freigabegeschwindigkeit – das ist oft aufschlussreicher.

Fünf Hebel, die sofort wirken

• Bedarfe standardisiert erfassen: Qualifikation, Zeitraum, Einsatzort, Kostenstelle als Pflichtfelder – Nachfragen kosten mehr Zeit als das Formular.
• Freigabe entkoppeln: Eine Vertretungsregel verhindert, dass ein Urlaub den Prozess blockiert.
• Parallel ausschreiben statt telefonieren – der größte Einzelhebel.
• Nachweise vorhalten statt nachfordern: Qualifikationen und Dokumente zentral mit Fristenwarnung, siehe Anforderungen an ein Vendor Management System.
• Verträge digital abschließen: Der Überlassungsvertrag ist seit 2025 in Textform möglich – Details im Beitrag zum AÜ-Vertrag in Textform.

Bleibt die Besetzungsdauer trotzdem hoch, liegt die Ursache meist in der Struktur: zu wenige angebundene Dienstleister, unklare Konditionen oder fehlende Alternativen für Ausfälle. Ein eigener Ausfallpool ergänzt die externe Beschaffung wirksam – siehe die Anleitung zum Aufbau eines Springerpools.

Fazit

Eine niedrige Time-to-Fill ist in der Zeitarbeit kein Luxus, sondern die eigentliche Daseinsberechtigung des Modells. Wer Anfragen parallel statt sequenziell an mehrere Personaldienstleister stellt, verkürzt die Besetzungsdauer spürbar – unabhängig davon, wie gut das Matching im Einzelfall ist.

Quellen: Branchen-Recruiting-Benchmarks Deutschland/DACH 2026, HR-Kennzahlen-Auswertungen (Time-to-Hire/Time-to-Fill), Stand 2026.

Häufige Fragen zur Time-to-Fill in der Zeitarbeit