Zeitarbeit-Kosten senken: 8 Hebel für Einsatzbetriebe

Das Wichtigste in Kürze: Die Kosten der Zeitarbeit entstehen nicht im Stundenlohn, sondern im Verrechnungssatz – üblicherweise der Stundenlohn multipliziert mit einem Faktor von rund 1,8 bis 2,6. Senken lässt sich dieser Betrag vor allem durch Wettbewerb: eine Anfrage gleichzeitig an mehrere Personaldienstleister statt nacheinander. Dazu kommen sieben weitere Hebel – von der präzisen Bedarfsbeschreibung über die Planung des Equal-Pay-Zeitpunkts bis zur automatischen Rechnungsprüfung.

Wo die Kosten tatsächlich entstehen

Der Verrechnungssatz enthält den Bruttolohn nach dem einschlägigen Tarifvertrag, die Lohnnebenkosten, Rückstellungen für Urlaub, Krankheit und Feiertage sowie Verwaltung, Risiko und Marge des Personaldienstleisters. Übliche Aufschläge auf den Lohn liegen bei 45 bis 55 Prozent, ausgedrückt als Faktor meist zwischen 1,8 und 2,6. Ein höherer Faktor bedeutet nicht automatisch ein schlechteres Angebot – er kann für mehr Service, bessere Verfügbarkeit oder höhere Tarifbindung stehen. Die vollständige Kalkulationslogik erklärt der Ratgeber Was kostet ein Zeitarbeiter?.

Die Ausgangsbasis für jede Einsparung sieht damit typischerweise so aus:

Richtwerte ohne Zuschläge – sie ersetzen kein konkretes Angebot. Hinzu kommen Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Branchenzuschläge, die mit der Einsatzdauer steigen.

Acht Hebel, die die Kosten senken

1. Wettbewerb herstellen – der größte Hebel

Wer einen einzigen Dienstleister anruft, hat keinen Preis, sondern eine Ansage. Wer dieselbe Anfrage gleichzeitig an alle freigegebenen Dienstleister stellt, bekommt mehrere Angebote mit Qualifikation und Preis – und kann auswählen. Der Nebeneffekt: Die Besetzung geht schneller, weil parallele Antworten eingehen statt sequenzieller Absagen. Warum das die Besetzungsdauer stärker senkt als besseres Matching, zeigt der Beitrag zur Time-to-Fill in der Zeitarbeit.

2. Fristen kennen, bevor sie kosten

Zwei Termine verändern den Preis eines Einsatzes: der Equal-Pay-Zeitpunkt nach neun Monaten gemäß § 8 Abs. 4 AÜG und die Stufen der Branchenzuschläge, die mit der Einsatzdauer steigen. Dazu kommt die Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten nach § 1 Abs. 1b AÜG. Wer diese Termine erst in der Rechnungsprüfung entdeckt, verhandelt zu spät.

3. Prozesskosten sichtbar machen

Die Softwarekosten stehen auf einer Rechnung, die Prozesskosten nicht. Telefonate, Nachfragen, Stundenzettel abtippen, Abweichungen klären: Bei 40 Bedarfen im Monat summiert sich das auf mehrere Personentage. Diese Zeit ist der stille Teil der Zeitarbeitskosten – und der am leichtesten zu senkende. Welche Funktionen dafür nötig sind, steht im Beitrag zu den Anforderungen an ein Vendor Management System, die Preismodelle erklärt der Beitrag Was kostet ein Vendor Management System?.

4. Grundlast intern, Spitzen extern

Der teuerste Fehler ist, dauerhaft unbesetzte Planstellen über Zeitarbeit zu ersetzen. Rechnerisch ist Zeitarbeit die günstigere Sofortlösung und die teurere Dauerlösung. Ein eigener Ausfallpool verschiebt das Verhältnis – siehe die Anleitung zum Aufbau eines Springerpools und die Abwägung im Beitrag Zeitarbeit oder Direktvermittlung?.

Wo Sparen teuer wird

Drei Positionen sollten nicht optimiert werden: die Qualifikation, die Compliance und die Verlässlichkeit. Eine zu niedrig qualifizierte Kraft kostet Einarbeitung, Fehler und im Zweifel die Versorgungsqualität. Ein Dienstleister ohne gültige Erlaubnis nach § 1 Abs. 1 AÜG oder ohne saubere Arbeitszeitdokumentation nach § 17 MiLoG erzeugt ein Risiko, das jede Ersparnis übersteigt. Und wer den billigsten Anbieter nimmt, der bei kurzfristigem Bedarf nicht liefert, zahlt die Differenz in gesperrten Betten oder stehenden Linien.

Rechenbeispiel: Was die Hebel zusammen bewegen

Angenommen, ein Betrieb setzt im Jahresschnitt zehn externe Kräfte ein, bei einem Verrechnungssatz von 39,60 Euro und 160 Stunden im Monat. Das sind rund 760.000 Euro im Jahr. Schon kleine Veränderungen im Satz wirken deutlich:

Die Zahlen sind Rechenbeispiele, keine Zusagen. Sie zeigen aber die Größenordnung: Der Aufwand für Vergleich, Dokumentation und Rechnungsprüfung amortisiert sich in der Regel schon bei einem einzigen Prozentpunkt.

Checkliste für das nächste Angebotsgespräch

• Welcher Tarifvertrag wird angewendet, und welcher Stundenlohn liegt dem Angebot zugrunde?
• Wie hoch ist der Faktor, und was ist darin enthalten?
• Wie werden Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit berechnet?
• Ab welchem Monat greifen welche Branchenzuschlagsstufen?
• Wann tritt Equal Pay ein, und wie verändert sich der Satz dann konkret?
• Wie und wann werden Arbeitszeiten übermittelt und freigegeben?
• Was passiert bei kurzfristigem Ausfall der überlassenen Person?
• Liegt eine gültige Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung vor?

Diese acht Fragen schriftlich zu stellen kostet zehn Minuten – und macht Angebote überhaupt erst vergleichbar.

Häufige Fragen zu den Kosten der Zeitarbeit