Arbeitszeiterfassung in der Zeitarbeit: Pflichten, Fristen und digitale Nachweise

Die Arbeitszeiterfassung in der Zeitarbeit ist Pflicht – auch ohne neues Gesetz. Verantwortlich bleibt der Verleiher als Arbeitgeber, aufgezeichnet wird faktisch im Einsatzbetrieb. Seit der Umstellung auf die Textform im AUeG darf der gesamte Nachweis digital laufen.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Ueberblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Auf den Punkt

• Der EuGH hat 2019 im Verfahren CCOO (C-55/18) ein objektives, verlaessliches und zugaengliches Erfassungssystem verlangt.
• Das BAG hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass die Pflicht bereits aus Paragraf 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG folgt.
• Eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist bis heute nicht verabschiedet; massgeblich bleibt die Rechtsprechung.
• Primaer verantwortlich ist der Verleiher, die Aufzeichnung vor Ort uebernimmt vertraglich meist der Entleiher.
• Seit dem Buerokratieentlastungsgesetz IV gilt fuer den Ueberlassungsvertrag nach Paragraf 12 AUeG die Textform – Papier ist nicht mehr erforderlich.
• Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre nach ArbZG und MiLoG, bis zu zehn Jahre, wenn die Nachweise Buchungsbelege sind.

Die Rechtslage in drei Schritten

2019, EuGH. Im Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18, CCOO) hat der Europaeische Gerichtshof die Mitgliedstaaten verpflichtet, Arbeitgeber zu einem System zur Erfassung der taeglichen Arbeitszeit anzuhalten – mit Beginn, Ende und Dauer.

2022, BAG. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 festgestellt, dass es dafuer in Deutschland kein neues Gesetz braucht: Die Pflicht ergibt sich bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz. Seither gilt sie unabhaengig von Betriebsgroesse und Branche.

Heute. Referentenentwuerfe zur Aenderung des Arbeitszeitgesetzes liegen vor, ein verabschiedetes Reformgesetz gibt es nicht. Fuer die Praxis heisst das: erfassen, und zwar vollstaendig, nicht nur die Ueberstunden.

Verleiher oder Entleiher – wer ist zustaendig?

Arbeitgeber des Leiharbeitnehmers ist der Verleiher. Er schuldet die ordnungsgemaesse Erfassung und die Einhaltung der Hoechstarbeitszeiten. Der Entleiher ist nach Paragraf 11 Absatz 6 AUeG fuer den Arbeitsschutz im eigenen Betrieb verantwortlich und uebt das Weisungsrecht zur konkreten Lage der Arbeitszeit aus. Praktisch wird die Aufzeichnung deshalb im Ueberlassungsvertrag an den Entleiher delegiert.

Diese Delegation entlastet den Verleiher nicht von der Kontrolle. Er muss die gemeldeten Zeiten auf Plausibilitaet pruefen – etwa auf eingehaltene Ruhezeiten und Hoechstarbeitszeiten. Wer beide Seiten im selben System fuehrt, erspart sich diesen Abgleich per E-Mail. Genau das leistet ein Vendor Management System.

Taetigkeitsnachweis, Stundenzettel und Textform

Der Taetigkeitsnachweis ist Abrechnungsgrundlage zwischen Verleiher und Entleiher und Nachweis fuer die Entgeltabrechnung. Frueher scheiterte die Digitalisierung am strengen Schriftformerfordernis. Mit dem Buerokratieentlastungsgesetz IV wurde Paragraf 12 AUeG auf die Textform nach Paragraf 126b BGB umgestellt. Ueberlassungsvertraege und die daran haengenden Nachweise duerfen damit vollstaendig elektronisch uebermittelt und bestaetigt werden.

Was das konkret bedeutet, haben wir in den Beitraegen Textform im AUeG und Digitale Unterschrift bei AUe-Vertraegen ausfuehrlich beschrieben.

Aufbewahrung und Kontrolle

Nach Paragraf 16 Absatz 2 ArbZG sind Aufzeichnungen ueber Arbeitszeit jenseits der acht Stunden sowie ueber Sonn- und Feiertagsarbeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Paragraf 17 Absatz 2 MiLoG und Paragraf 17c AUeG nennen ebenfalls zwei Jahre. Sobald die Nachweise als Beleg in die Lohnbuchhaltung einfliessen, gelten die laengeren steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen von bis zu zehn Jahren.

Fuer die in Paragraf 2a Schwarzarbeitsbekaempfungsgesetz genannten Branchen – unter anderem Bau, Gebaeudereinigung sowie Speditions- und Logistikgewerbe – verlangt Paragraf 17 MiLoG zusaetzlich, dass Beginn, Ende und Dauer spaetestens am siebten Folgetag aufgezeichnet und im Inland in deutscher Sprache bereitgehalten werden. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prueft genau das.

Wie die digitale Erfassung im Einsatz funktioniert

Im Alltag scheitert Zeiterfassung selten am Willen, sondern an Medienbruechen: Die Zeit wird auf Papier notiert, am Monatsende abgetippt, per Mail zur Freigabe geschickt und dann noch einmal in die Abrechnung uebertragen. Jeder Schritt erzeugt Verzoegerung und Fehler.

Digital laeuft es in drei Schritten: Die Zeitarbeitskraft erfasst Beginn und Ende in der App, der Einsatzbetrieb bestaetigt den Taetigkeitsnachweis digital, der Personaldienstleister rechnet auf dieser Basis ab. Wie das bei stazzle aussieht, zeigt stazzle connect; die Sicht des Personaldienstleisters beschreibt stazzle growth. Datenschutzfragen dazu behandelt der Beitrag DSGVO im Vendor Management.

Haeufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung in der Zeitarbeit

Gibt es 2026 eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Ja, allerdings nicht aus einem neuen Gesetz. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass sich die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit bereits aus Paragraf 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz ergibt. Eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist bislang nicht verabschiedet, sodass weiterhin die Rechtsprechung von EuGH und BAG massgeblich ist.

Wer erfasst die Arbeitszeit von Leiharbeitnehmern, Verleiher oder Entleiher?

Arbeitgeber und damit primaer verantwortlich bleibt der Verleiher. Weil der Einsatz aber im Betrieb des Entleihers stattfindet und dieser nach Paragraf 11 Absatz 6 AUeG fuer den Arbeitsschutz vor Ort verantwortlich ist, wird die tatsaechliche Aufzeichnung in der Praxis im Ueberlassungsvertrag an den Entleiher delegiert. Die Kontroll- und Plausibilitaetspruefung verbleibt beim Verleiher.

Sind Stundenzettel auf Papier noch noetig?

Nein. Seit der Aenderung durch das Buerokratieentlastungsgesetz IV gilt fuer den Arbeitnehmerueberlassungsvertrag nach Paragraf 12 AUeG die Textform statt der Schriftform. Taetigkeitsnachweise koennen damit vollstaendig digital uebermittelt und bestaetigt werden.

Wie lange muessen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Nach Paragraf 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz sind Aufzeichnungen ueber Ueberstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dieselbe Frist gilt nach Paragraf 17 Absatz 2 MiLoG. Fliessen die Nachweise als Buchungsbeleg in die Lohnabrechnung ein, greifen die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen von bis zu zehn Jahren.

Was verlangt das Mindestlohngesetz zusaetzlich?

Fuer Minijobs und die in Paragraf 2a Schwarzarbeitsbekaempfungsgesetz genannten Branchen, darunter Bau, Gebaeudereinigung sowie Speditions- und Logistikgewerbe, muessen Beginn, Ende und Dauer der taeglichen Arbeitszeit spaetestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufgezeichnet und im Inland in deutscher Sprache bereitgehalten werden.