Was kostet ein Zeitarbeiter? Kalkulation & Stundenverrechnungssatz (Ratgeber 2026)

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Zeitarbeiter kostet den Kundenbetrieb mehr als sein Stundenlohn: Entscheidend ist der Stundenverrechnungssatz, der neben dem Lohn auch Lohnnebenkosten, nicht-produktive Zeiten und die Marge des Personaldienstleisters enthält.
• Der Stundenverrechnungssatz ergibt sich, indem der Stundenlohn mit einem Kalkulationsfaktor (branchenüblich etwa 1,5 bis 2,0) multipliziert wird.
• Kein versteckter Aufschlag: Der höhere Satz deckt Sozialabgaben, Urlaub, Lohnfortzahlung, einsatzfreie Zeiten und Verwaltung ab – Kosten, die ein Betrieb auch bei eigenen Mitarbeitern trägt.
• Zeitarbeit ist Fixkosten-frei: Es fallen nur Kosten für tatsächlich geleistete Stunden an, ohne Kündigungsrisiko oder Leerlaufkosten.
• Bei einer Übernahme kann eine einmalige, gesetzlich zulässige Vermittlungsprovision anfallen (Details im Ratgeber zur Übernahme aus der Zeitarbeit).

„Was kostet ein Zeitarbeiter eigentlich?” – diese Frage stellen sich sowohl Kundenbetriebe, die über Personaldienstleistung nachdenken, als auch Personaldienstleister, die ihre Preise sauber kalkulieren wollen. Die kurze Antwort: Ein Zeitarbeiter kostet mehr als seinen reinen Stundenlohn, aber die Mehrkosten sind kein „Aufpreis für nichts”, sondern decken reale Aufwände ab. Dieser Ratgeber erklärt transparent, wie sich der Stundenverrechnungssatz zusammensetzt, welcher Kalkulationsfaktor üblich ist und warum sich Zeitarbeit für Unternehmen trotzdem rechnet.

Stundenlohn vs. Stundenverrechnungssatz: der entscheidende Unterschied

Der häufigste Denkfehler ist, den Stundenlohn des Zeitarbeitnehmers mit den Kosten für den Kundenbetrieb gleichzusetzen. Tatsächlich zahlt der Entleiher nicht den Lohn, sondern den Stundenverrechnungssatz an den Personaldienstleister. Aus diesem Satz bezahlt der Dienstleister den Lohn und trägt sämtliche Arbeitgeberkosten.

Der Lohn selbst richtet sich nach dem Tarifvertrag der Zeitarbeit (GVP) bzw. – bei längeren Einsätzen – nach dem Grundsatz des Equal Pay. Zusätzlich gilt immer mindestens die Lohnuntergrenze der Zeitarbeit.

Woraus setzt sich der Stundenverrechnungssatz zusammen?

Der Verrechnungssatz besteht im Kern aus vier Bausteinen:

• Direktlohn: der Brutto-Stundenlohn des Mitarbeiters.
• Lohnnebenkosten: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Umlagen (U1/U2/U3).
• Nicht-produktive Kosten: bezahlter Urlaub, Feiertage, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und einsatzfreie Zeiten, in denen der Mitarbeiter trotzdem bezahlt wird.
• Gemeinkosten & Marge: Verwaltung, Recruiting, Disposition, Wagnis und der Gewinn des Personaldienstleisters.

Der Kalkulationsfaktor: So wird der Preis berechnet

In der Praxis wird der Stundenverrechnungssatz meist über einen Kalkulationsfaktor ermittelt. Dabei wird der Stundenlohn mit einem Faktor multipliziert, der alle oben genannten Zusatzkosten und die Marge abbildet:

Stundenlohn × Kalkulationsfaktor = Stundenverrechnungssatz

Wichtig: Auf den Verrechnungssatz kommt noch die gesetzliche Umsatzsteuer (aktuell 19 %) hinzu, die vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen jedoch geltend machen können.

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Warum sich Zeitarbeit für Unternehmen trotzdem rechnet

Auf den ersten Blick wirkt der Verrechnungssatz hoch. Rechnet man aber die Gesamtkosten einer eigenen Festanstellung gegen, relativiert sich der Unterschied deutlich – und in vielen Fällen ist Zeitarbeit sogar günstiger, weil folgende Vorteile entfallen bzw. hinzukommen:

• Keine Leerlaufkosten: bezahlt werden nur tatsächlich geleistete Stunden.
• Kein Ausfallrisiko: Krankheit und Urlaub sind im Satz bereits eingepreist – bei Ausfall stellt der Dienstleister Ersatz.
• Kein Recruiting-Aufwand: Personalsuche, Auswahl und Verwaltung übernimmt der Dienstleister.
• Maximale Flexibilität: schnelle Reaktion auf Auftragsspitzen ohne langfristige Bindung.
• Kein Kündigungsrisiko: keine Abfindungen oder Kündigungsschutzverfahren beim Kundenbetrieb.

Kostenfaktoren, die den Preis beeinflussen

• Qualifikation: Fachkräfte und spezialisierte Berufe (z. B. Pflege, Technik) haben höhere Sätze als Helfertätigkeiten.
• Branche & Branchenzuschläge: in vielen Branchen greifen tarifliche Zuschläge, die den Lohn – und damit den Satz – erhöhen.
• Einsatzdauer: ab bestimmten Fristen greift Equal Pay, was den Lohn an die Stammbelegschaft angleicht.
• Schicht-, Nacht- und Wochenendarbeit: Zuschläge erhöhen den Satz.
• Übernahmeabsicht: Bei geplanter Übernahme in Festanstellung kann eine Vermittlungsprovision hinzukommen.

Häufige Fragen (FAQ)

Was kostet ein Zeitarbeiter pro Stunde?

Der Preis pro Stunde (Stundenverrechnungssatz) liegt in der Regel beim 1,5- bis 2,0-fachen des Stundenlohns, zuzüglich Umsatzsteuer. Bei einem Lohn von 16 € sind das grob 24–32 € netto pro Stunde – abhängig von Qualifikation, Branche und Einsatzbedingungen.

Warum ist der Verrechnungssatz höher als der Lohn?

Weil der Satz zusätzlich Lohnnebenkosten, Urlaub, Lohnfortzahlung, einsatzfreie Zeiten sowie Verwaltung und Marge des Dienstleisters abdeckt. Diese Kosten trägt ein Betrieb bei eigenen Mitarbeitern ebenfalls – sie sind hier nur transparent im Stundenpreis gebündelt.

Was kostet die Übernahme eines Zeitarbeiters?

Für eine Übernahme darf der Personaldienstleister eine angemessene, mit der Einsatzdauer sinkende Vermittlungsprovision berechnen. Alle Details dazu erklärt der Ratgeber zur Übernahme aus der Zeitarbeit.

Kann ich die Kosten für Zeitarbeit steuerlich absetzen?

Ja. Für Unternehmen sind die Rechnungen des Personaldienstleisters grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig, und die ausgewiesene Umsatzsteuer ist bei Vorsteuerabzugsberechtigung erstattungsfähig. Für die konkrete Behandlung sollte die Steuerberatung hinzugezogen werden.

Fazit

Was ein Zeitarbeiter kostet, lässt sich nicht am reinen Stundenlohn ablesen – entscheidend ist der Stundenverrechnungssatz, der alle Arbeitgeberkosten transparent bündelt. Mit einem Kalkulationsfaktor von rund 1,5 bis 2,0 lässt sich der Preis realistisch einschätzen. Wer die entfallenden Leerlauf-, Ausfall- und Recruiting-Kosten gegenrechnet, erkennt: Zeitarbeit ist keine teure Notlösung, sondern ein flexibles, planbares und oft wirtschaftliches Personalinstrument.

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