Vom Personalbedarf zum Einsatz: Wie der Anfrage-Angebot-Einsatz-Prozess in stazzle funktioniert

Wenn auf einer Station kurzfristig Personal fehlt, muss es schnell gehen – und nachvollziehbar bleiben. stazzle bildet dafür einen klaren, digitalen Ablauf ab: von der Anfrage über das Angebot und den Einsatz bis zum Vertrag. Dieser Beitrag erklärt die einzelnen Schritte, die beteiligten Rollen und wie Zeiterfassung und Abrechnung daran anknüpfen. So wird die digitale Personalbesetzung von der ersten Anfrage bis zur Abrechnung lückenlos abgebildet.

Wie läuft die Personalbesetzung in stazzle ab?

Der Prozess folgt vier Stufen: Die anfragende Einrichtung (Kunde) erstellt eine Anfrage für offene Dienste. Ein Personaldienstleister antwortet mit einem Angebot samt passendem Profil. Wird das Angebot angenommen, entsteht ein Einsatz, zu dem automatisch ein Vertrag erzeugt wird. Jede Stufe ist nachvollziehbar dokumentiert.

1. Anfrage (Kunde): Offene Stellen mit Qualifikationen, Anforderungen, Schichten (Früh-, Tag-, Spät-, Nachtschicht oder Flex) und Datumsreihen anlegen und veröffentlichen.
2. Angebot (Dienstleister): Passende Profile vorschlagen, Verfügbarkeit, Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer prüfen, Preise aus Preislisten oder manuell festlegen.
3. Einsatz: Soll-Schichtzeiten werden übernommen, Anwesenheiten erfasst, Tätigkeitsnachweise verwaltet.
4. Vertrag: Vertrags-PDF wird mit dem Einsatz erzeugt und kann digital signiert werden.

Was ist der Unterschied zwischen Anfrage und Angebot?

Eine Anfrage geht vom Kunden aus und beschreibt den Personalbedarf. Ein Angebot ist die Antwort eines Dienstleisters auf diese Anfrage und enthält ein konkretes Profil sowie Konditionen. Zu einer Anfrage kann es mehrere Angebote geben; nicht angenommene Angebote werden automatisch abgelehnt.

Kann ich einen bestimmten Mitarbeiter gezielt anfragen?

Nein. Eine gezielte Anfrage eines bestimmten Mitarbeiters ist in stazzle aktuell nicht möglich. Anfragen werden anhand von Qualifikation, Zeitraum und Einsatzort an passende Dienstleister beziehungsweise den Pool gesendet, nicht an einzelne, namentlich benannte Personen.

Ausblick: Künftig sollen Mitarbeiter ihren Wunschdienstplan direkt in der stazzle App hinterlegen können. Diese Wunschzeiten werden dann bei der Planung berücksichtigt, sodass Einsätze besser zu den Verfügbarkeiten und Präferenzen der Mitarbeitenden passen.

Wie werden Arbeitszeiten erfasst und freigegeben?

Arbeitszeiten werden über die stazzle App oder ein Zeiterfassungs-Terminal erfasst. Auf der zentralen Zeiterfassungs-Seite sehen Verantwortliche alle Einträge je Mitarbeiter, Einsatz und Zeitraum – mit Soll-/Ist-Abgleich. Weicht die Ist-Zeit um 30 Minuten oder mehr ab, wird der Eintrag als „Bitte prüfen“ markiert; unvollständige Tage erscheinen als „Tag unvollständig“. Freigegebene Zeiten lassen sich als CSV exportieren.

Wie funktioniert die Vertragsunterzeichnung?

Verträge werden mit dem Einsatz automatisch erzeugt und können digital signiert werden. Bei geänderten Stammdaten lässt sich ein aktualisierter Vertrag neu generieren; ältere Versionen bleiben schreibgeschützt erhalten. Eigene Vertragsdokumente können zusätzlich hochgeladen und ebenfalls digital unterzeichnet werden.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Rollen gibt es im Prozess?

Die anfragende Einrichtung (Kunde) und der Personaldienstleister. Beide Seiten arbeiten im selben System und sehen den jeweils für sie relevanten Stand von Anfrage, Angebot und Einsatz.

Sehe ich offene und vergangene Anfragen?

Ja. Es gibt eine Übersicht aller laufenden und vergangenen Anfragen inklusive Filter und Suche.

Werden Zuschläge berücksichtigt?

Ja. Zuschläge (z. B. Nacht, Wochenende, Feiertag) sowie Branchenzuschläge lassen sich hinterlegen und fließen in Angebot und Vertrag ein.

Schritt für Schritt: So besetzen Sie eine offene Schicht in stazzle

Der gesamte Ablauf vom Personalbedarf bis zum unterschriebenen Vertrag lässt sich in stazzle ohne Medienbruch abbilden. Die folgenden Schritte zeigen den typischen Weg für einen Einsatzbetrieb (Kunde):

1. Personalanfrage erstellen: Qualifikation, Schichtart (Früh-, Tag-, Spät-, Nachtschicht oder Flex), Datumsreihe und Einsatzort festlegen.
2. Anfrage speichern & veröffentlichen: Die Anfrage wird an passende Personaldienstleister oder gezielt an einzelne Dienstleister gesendet. Wiederkehrende Bedarfe lassen sich per Duplizieren in Sekunden erneut anlegen.
3. Angebote lesen & vergleichen: Eingehende Angebote mit Profil, Verfügbarkeit und Konditionen nebeneinander prüfen.
4. Angebot bestätigen oder ablehnen: Mit der Bestätigung entsteht ein Einsatz; nicht angenommene Angebote werden automatisch abgelehnt.
5. AÜ-Vertrag unterzeichnen: Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag wird automatisch erzeugt und kann online digital signiert oder offline unterschrieben werden.
6. Einsatz dokumentieren: Anwesenheiten und Tätigkeitsnachweise werden erfasst und für die Abrechnung freigegeben.

So besetzen Einsatzbetriebe in Pflege, Logistik und Industrie offene Schichten häufig am selben Tag – ob in Köln, im Ruhrgebiet oder landesweit in Nordrhein-Westfalen.

Kann ich eine Anfrage gezielt an einen bestimmten Dienstleister senden?

Ja. Neben der breiten Verteilung an alle passenden Partner können Sie eine Personalanfrage gezielt an einzelne, mit Ihnen verknüpfte Personaldienstleister senden. So steuern Sie, welcher Partner bei welchem Bedarf zuerst angefragt wird – die Grundlage für eine A-B-C-Priorisierung Ihrer Dienstleister im Vendor Management. Wie Sie zusätzliche Partner verknüpfen, zeigt das stazzle Hilfe-Center.

Wie storniere ich einen Einsatz oder melde Personal ab?

Bedarfe ändern sich kurzfristig. In stazzle lässt sich angefragtes Personal stornieren und einzelne Mitarbeitende lassen sich von einem Einsatz abmelden – nachvollziehbar dokumentiert, damit beide Seiten jederzeit denselben Stand sehen.

Welche Vertragsarten unterstützt stazzle?

stazzle erzeugt den AÜ-Vertrag automatisch mit dem Einsatz. Sie können entweder pro Einsatz einen Einzelvertrag abschließen oder einen Rahmenvertrag mit Konkretisierung nutzen, bei dem die einzelnen Einsätze als Konkretisierung zum bestehenden Rahmen hinzukommen. Die Unterzeichnung erfolgt wahlweise online per digitaler Signatur oder offline als PDF. Ältere Vertragsversionen bleiben schreibgeschützt erhalten.

Wie hängen Tätigkeitsnachweise, Stundenzettel und Abrechnung zusammen?

Erfasste Arbeitszeiten münden in Tätigkeitsnachweise, die digital geprüft und „unterschrieben“ werden. Aus den freigegebenen Zeiten entstehen die Stundenzettel als Basis für die Abrechnung. Über den Bereich Reports & Downloads lassen sich AÜ-Verträge, Einsatzinformationen und Tätigkeitsnachweise zentral abrufen und exportieren – ein durchgängiger Datenfluss von der Anfrage bis zur Rechnung.

Funktioniert der Prozess auch mobil über die stazzle App?

Ja. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten über die stazzle App oder ein Zeiterfassungs-Terminal. Künftig sollen Beschäftigte zudem ihren Wunschdienstplan direkt in der App hinterlegen können, sodass Einsätze noch besser zu Verfügbarkeiten und Präferenzen passen.

Eignet sich stazzle auch für einen internen Springer- oder Flexpool?

Ja. Neben der Zusammenarbeit mit externen Personaldienstleistern unterstützt stazzle den Aufbau eines eigenen Flexpools: Offene Schichten lassen sich zuerst intern an die eigenen Springerkräfte verteilen und erst danach extern ausschreiben. Für Kliniken und Pflegeeinrichtungen ist das ein wirksamer Hebel, um die Abhängigkeit von kurzfristiger Zeitarbeit zu senken.

Rechtlicher Hinweis: Die Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland ist im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz geregelt. Den vollständigen Gesetzestext finden Sie beim Bundesministerium der Justiz unter gesetze-im-internet.de (AÜG). stazzle unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Vorgaben wie Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer im Prozess sauber abzubilden.